Entre votre ordinateur et votre smartphone, vous ne savez plus où donner de la tête. En plus de vos emails, vous recevez des messages sur différents groupes Whatsapp, des documents complets partagés sur Slack. « C’est particulièrement compliqué dans les entreprises qui n’ont pas investi dans une digital workplace », explique Arnaud Rayrole, PDG de Lecko.fr. Un espace numérique de travail permet de regrouper les outils nécessaires au travail partagé des collaborateurs (ou prestataires). Selon l’ergonomie de ces espaces, les notifications peuvent être plus ou moins visibles, il est également possible de choisir quelles notifications apparaissent et ainsi prioriser celles qui sont importantes.
Si les outils numériques ont vocation à faciliter le travail, leur surabondance peut, au contraire, engendrer des désagréments importants. Difficile en effet de ne pas immédiatement aller voir ce qu’est cette nouvelle information qui vient de tomber ! Le problème est alors qu’il faut alors retrouver le fil de la tâche abandonnée. « Le numérique repose sur une idéologie de la fragilité humaine. Les notifications vous aident à éviter de manquer quelque chose, mais elles vous empêchent de vous concentrer. Petit à petit cette petite canne numérique prend le dessus », prévient Marie-Anne Cloarec, formatrice en culture numérique d’entreprise. Censée protéger, elle a, en effet, un lourd impact sur la santé. « Cette multiplication des outils entraîne une fragmentation des tâches et un épuisement cognitif. Le comble c’est qu’au final la personne a le sentiment d’avoir mal fait son travail. Cela peut provoquer des troubles du sommeil, de l’irritabilité », dénonce Gérald Demortière, médecin du travail.
« Faire un grand ménage »
Pour prévenir ces phénomènes, il faut déjà éviter de multiplier les outils. Pour Marie-Anne Cloarec, c’est d’abord au niveau de l’entreprise qu’une réflexion doit être menée et cela doit se faire en associant les équipes. Pas question de tout décider d’en haut, au niveau d’une entreprise ou même d’un service ! « Cela nécessite une véritable analyse du travail pour déterminer quel est l’outil le plus efficace. Nous devons faire beaucoup de nettoyage ! En quelques années, les outils numériques se sont multipliés très vite, il faut déterminer quels sont les plus importants », explique-t-elle. Une fois ceux-ci déterminés, il est temps de passer au nettoyage. « Dans une entreprise que j’accompagnais, la décision a été prise de supprimer Skype (un logiciel d’appel, notamment en visio) lorsqu’ils ont décidé d’installer Teams, la plateforme collaborative de Microsoft », raconte-t-elle. « Si tout le monde n’a pas le même outil, cela génère de l’exclusion », prévient le formateur. Une fois les outils choisis et hiérarchisés, il faut aussi mettre en place une culture numérique commune, notamment au niveau des…
